PR og kommunikasjonsledelse

Public Relations handler om relasjonsbygging mellom virksomheten og dens interessenter. Informasjons og PR arbeid har som hovedoppgave å skape gode relasjoner til miljøet rundt seg.

Virksomhetens interessenter er ikke bare kunder, men også ansatte, aksjonærer, partnere samt ikke minst de politiske miljøene som legger rammebetingelsene i samfunnet. God kommunikasjon mot alle disse miljøene blir stadig viktigere både for næringsliv, offentlig sektor og interesseorganisasjoner. Informasjonsavdelingens oppgave er å påvirke alle de interessentene som igjen kanpåvirke resultatet i egen virksomhet.

Dette kan være aktiviteter som:

nyhetsbrev til egne kunder (markedsføring)
informasjonsskriv til egne ansatte (motivasjon)
pressemeldinger til både trykte og digitale medier (nyheter)
informasjonsaktiviteter i sosiale medier (omdømme)
arbeid mot lokale myndigheter (påvirkning

Større virksomheter har ofte en egen informasjonsavdeling som har ansvaret for både ekstern og intern kommunikasjon. I mindre virksomheter og SMB bedrifter er ofte informasjonsarbeidet underlagt markedsavdelingen eller daglig leder.

Skal du skape en god kommunikasjonsstrategi så har du stor nytte av å bruke opparbeidet kompetanse angående budskap og argumentasjon samt hvilke kritiske faktorer som påvirker samspillet mellom egen virksomhet og omverden. Denne enkle online baserte «tips og råd» funksjonen har som mål å gi noe grunnleggende kompetansestøtte i forhold til PR og kommunikasjonsledelse.

Det er håndteringen av krisen, og ikke krisen i seg selv, som skaper omdømmet du skal leve av etterpå. Mange virksomheter er så opptatt av å håndtere selve krisen at de ofte glemmer dette.

Erfaringen fra tidligere krisehåndteringer viser at du ofte ikke dømmes av selve krisen og hendelsen i seg selv, men av hvordan du håndterer den. Alle forstår at virksomheter kan bli utsatt for sjokk, kriser og katastrofer av forskjellig art. Men ingen aksepterer en amatørmessig handtering av krisen.

Krisekommunikasjon

Pass på å ha gode planer for krisehandtering i bunnen. Når først krisen inntreffer raskt og brutalt så er en god kriseplan svært nyttig å ha i en kaotisk situasjon. Den bringer ro og struktur inn i virksomhetens responsarbeid og handteringen av krisen. Det er for sent å lage planer når krisestresset ligger tykt i lokalene. Kriseøvelser på strategisk viktige områder kan også være en god trening for nøkkelpersonell.

Målsetningen er at virksomheten din kommer seg gjennom krisen uten at merkevaren, omdømmet og økonomien ødelegges totalt. Informasjons- og kommunikasjonsarbeidet er en sentral del av dette krisearbeidet. Det er også viktig at informasjonsflyten er godt planlagt og synkronisert med andre aktiviteter. God kommunikasjonsflyt er avgjørende.

Det skal samtidig aldri være tvil om ansvarsfordeling og oppgavefordeling i en krisesituasjon.

Dårlig kommunikasjonsflyt kan ha svært negativ effekt på en krisesituasjon. Dette skyldes ikke bare mangelen på planer og struktur men like ofte at kommunikasjonsplanene ikke benyttes når først krisen inntreffer. Gode planer bør derfor kombineres med noen øvelser og testing av nøkkelpersonell slik at disse rutinene sitter i ryggmargen på alle.

Kunsten er å fremstå handlekraftig, troverdig og seriøs selv om århundrets sjokk har rammet virksomheten og mediene står i kø for å bevise det motsatte.

Her er noen nyttige tips rundt krisehåndtering:

definer et lite team som har ansvaret for all krisekommunikasjon
identifiser en person som har kommunikasjonsansvaret mot mediene
tren denne personen i krisehåndtering
etabler en tydelig kontaktliste til alle i kriseteamet
identifiser de viktigste interessegruppene til virksomheten
gjør kriseteamet mentalt klart for å håndtere reelle kriser (de kommer garantert)
lag standardmaler for å håndtere de 3-4 mest sannsynlige krisescenarioene
når krisen inntreffer – analyser situasjonen raskt og strukturert i teamet
når krisen inntreffer – identifiser kritiske nøkkelfaktorer
når krisen inntreffer – arbeid strukturert og «stå støtt i stormen»

Verdien av et godt omdømme er uomtvistelig. Et godt omdømme er en stor konkurranse fordel og et effektivt verktøy for å kunne nå selskapets strategiske målsetninger.

For å kunne oppnå en langsiktig positiv omdømme utvikling så må man kommunisere virksomhetens

positive kjerneverdier, bedriftskultur og samfunnsansvarlighet. PR er ofte hovedbegrunnelsen for å satse

på samfunnsansvar. Det bygger opp merkevaren og identiteten og gjør at kunder og ansatte får positive assosiasjoner til virksomheten og deres produkter.

Interessentene (kunder, ansatte, investorer, partnere) forventer alle at virksomhetene i dag skal drives på en forsvarlig måte. Disse forventningene kan handle om alt fra miljø til arbeidsvilkår og leverandørforhold. Det forventes også at virksomhetene gir noe tilbake til samfunnet og at de opptrer ryddig og ordentlig i markedet. I tillegg forventer ansatte og investorer at virksomhetene forvalter egne merkevareverdier og eget risikobilde på en forsvarlig og god måte. Virksomheter som er opptatt av kjerneverdier, etikk og samfunnsansvar kan ofte skape seg et fortrinn i markedet.

Et omdømme er summen av alle inntrykk en virksomhet skaper. Det kan ta mange år å bygge opp et godt omdømme, men bare noen dager på å rasere det. I dagens marked er det et økende fokus på virksomheters samfunnsansvar og omdømme. Et godt omdømme handler i stor grad om å være likt.

Et positivt omdømme er ofte resultatet av et strategisk, langsiktig og møysommelig kommunikasjonsarbeid. De immaterielle verdiene av en slik posisjon kan være betydelige.

Et sterkt omdømme kan gi positive effekter både på selskapsverdier, operative resultater, vekst og rekrutteringsforhold. Et sterkt omdømme kan også være en viktig del av en effektiv differensieringsstrategi mot markedskonkurrentene (tydeliggjøre forskjeller).

Samtidig kan effekten av et dårlig rykte og negativ medieomtale være helt katastrofalt.

Spesielt evnen til internasjonal vekst, investor finansiering og talentrekruttering kan bli svært skadelidende. Driver du en virksomhet med sviktende kvalitet og etikk hjelper det ikke om du prøver å motvirke dette med billige og enkle CSR (corporate social responsibility) løsninger. Da kan du fort bli avslørt av markedet.

Et ekte CSR engasjement som tar hensyn til miljø, sosiale forhold og god selskapsstyring må forankres i den grunnleggende strategiplanen for virksomheten. Omdømme aktivitetene må også være forretningsmessig motivert slik at de integreres i virksomhetens operative planer og i ledelsens løpende arbeid. En vellykket omdømmeplan har ofte kommersielle mål i seg slik at den er godt forankret i kjernevirksomheten. Ønsker du å forbedre virksomhetens omdømme og samfunnsansvar posisjon så legg en strukturert strategiplan i bunnen hvor målsetninger og aktiviteter er konkretisert.

En helhetlig kommunikasjonsstrategi er også nødvendig for å sikre en god handtering av omdømme området. Strategien bør inneholde både en grundig analyse av nåsituasjonen samt en vurdering av virksomhetens risikofaktorer og påvirkningskraft. Basertpå dette kan man så utforme et omdømmebudskap og en kommunikasjonsplan som bærer frem virksomhetens merkevare- og identitetsmål.

Dagens trender mot økt samfunnsansvar er delvis drevet frem av nye myndighetskrav men hovedsakelig knyttet til ønsket om et positivt samspill mellom egen virksomhet og forbrukerne, investorene, ansatte, media og sivilsamfunn. Det handler i stor grad om og utforske fremtidens virksomhetsprofil og hvordan den vil se ut.

Omdømme og samfunnsansvar

Merkevare og identitetsbygging

Kommunikasjonsfaget befinner seg midt i en global revolusjon av dynamiske forbrukermønstre, ny teknologi og et raskt og effektivt medielandskap. Samtidig ser viat PR og kommunikasjon blir en alt større og viktigere del av virksomhetenes merkevare strategier.

Merkevare bygging er i dag en svært viktig del av PR og kommunikasjonsarbeidet. Ofte er denne oppgaven også koplet direkte sammen med en klar strategi for langsiktig omdømmeutvikling.

En tydelig merkevarestrategi krever klare mål for flere aktivitetsområder innen fagområder som for eksempel markedsføring, reklame, design, PR og produktutvikling. Denne samhandlingen av viktige aktiviteter skal da understøtte virksomhetens langsiktige merkevare- og identitetsmålsetning.

Kunder kjøper ikke produkter og tjenester, de kjøper forventninger om hva produktet kan utrette for kjøperen. Merkevarebygging handler om å påvirke disse forventningene. For å kunne utvikle disse forventningene så bør en langsiktig merkevarestrategi utarbeides.

Denne strategiplanen vil da være bindeleddet mot alle de løpende markedsaktivitetene.

Merkevarestrategien skal definere konkrete mål for merkevarens utvikling både hva gjelder markedsposisjon, merkevare-gjenkjenning, design og verdier. Strategien skal også være tydelig på hvordan man skal kunne oppnå disse målene gjennom en god samhandling av aktiviteter og investeringer.

Markedsposisjonering og merkevaregjenkjenning henger tett sammen og skal tydeliggjøre mål for hvordan man ønsker at målgruppene skal oppfatte produktet. Hvilke assosiasjoner og positive forventinger skal knyttes til merkevaren? Disse målene bør være presise og knyttes til målgruppen og kjøpspsykologien i markedet. For å kunne utvikle en slik konkret posisjonsstrategi må man både kjenne og forstå beslutningsdriverne i segmentet. Da er det også mulig å oppnå en positiv produktdifferensiering (skille seg ut positivt) for eget produkt.

Merkevare organiseringen spiller også en viktig rolle. Benytter man etablerte merkevarer i nye produktsegment så kan man utvikle både markedsposisjon og markedsandeler på en svært kostnadseffektiv måte. Man overfører da de positive produktforventingene fra en opprinnelig merkevare til et nytt produktområde. Dette kalles også for «assosiasjonssmitte».

Denne metoden for merkevaregjenkjenning benyttes ofte i konsument- og forbrukerorienterte bransjer (B2C).

For tjenestebaserte leveranser, har ofte den ansatte en betydelig innvirkning på merkevarens kvaliteter og posisjon. Kjerneverdier vilav den grunn derfor spille en avgjørende for rolle for gode merkevarestrategier i disse markedene. Planer for å utvikle holdninger, adferd og kommunikasjon vil derfor kunne påvirke merkevarestrategien direkte. Kjerneverdier er både ansattes holdninger, bedriftskultur og organisasjonens selvbilde.

Den visuelle identiteten og design har også stor innvirkning på virksomhetens langsiktige merkevarestrategi. Denne delen må også forankres i virksomhetens verdigrunnlag, kultur og markedsplan. Det kreves ofte et grunnleggende strategisk arbeid for å kunne utforme en tydelig og spennende visuell identitet. Det visuelle identitetsarbeidet kan være omfattende og inkludere både logo og navn utvikling, produktdesign, digitale kanaler, annonsering, reklameartikler, interiør og skilting. Et konsistent og helthetlig uttrykk over tid kan skape betydelige immaterielle verdier for en virksomhet.

Budskap og overtalelse

Når journalisten ser på pressemeldingen og leter etter «nyheten» i budskapet har du svært liten tid til å skape interesse.

Du må da raskt gi et tilfredsstillende svar til den profesjonelle leseren på spørreordene - Hva - Hvorfor - Hvem - Hvordan - Hvor - Når. Hvis første del av budskapet ditt er uinteressant eller «ullent» vil pressemeldingen gå raskt i søppelkurven. Du har kanskje bare 20-30 sekunder på å trigge leserinteressen.

Ikke skriv for søppelkurven. Ønsker du at en pressemelding skal gå rett i journalistens søppelkurv er oppskriften enkel: fyll pressemeldingen med reklameorientert virksomhetsinformasjon eller klisjefylte faguttrykk uten nyhetsverdi.

Når du skal skrive en god pressemelding så er det nødvendig å forstå begrepet nyhetsjournalistikk. Det er litt spesiell måte å skrive på, fordi den er omvendt av hva man ofte er vant til. Ofte åpner man med en innledning, beskriver en problemstilling, drøfter detaljene for så å konkludere til sist. I god nyhetsjournalistikk skal det viktigste stå først, og deretter kommer alt annet fortløpende med synkende viktighet (prinsippet om fallende viktighet).

Det er også svært viktig å skreddersy PR-budskapet mot en eksakt målgruppe. For å kunne greie dette må man derfor kjenne målgruppene sin godt. Pressemeldingens innhold og budskap skrives deretter for den valgte målgruppen.

Det er selvsagt også en fordel i skrivingen om man har noe kunnskap og erfaring fra:

adferdspsykologi og påvirkning
overtalelse og overtalelsesprosesser

Å kommunisere klart og tydelig handler både om kunnskap og om skrivetekniske grep som kan læres. Bruk aktive verb i stedet for konstruerte substantiv-sammensetninger. Ikke skriv for lange argumentasjonsrekker og setninger. Bruk punktum. Ikke pakk budskapet inn i et faglig- og teknologipreget språk som skaper avstand til leseren (bransjens eget «stammespråk»).

Troverdigheten i budskapet er avgjørende. Uten troverdighet overbeviser du ingen. Retorikk handler mye om innsalg. Som avsender er det din oppgave å formulere et budskap som mottakeren kan tro på.

En effektiv pressemelding må ha noe konkret å fortelle, helst så konkret at leseren kan se det for seg etter bare noen få tekstlinjer (ingressen). Samtidig bør illustrasjonen (bilde, ikon) og tilhørende bildetekst være så konkret at leseren forstår umiddelbart hva det dreier seg om.

Bruk tid på detaljteksten. Skriv en utgave og la den gjerne ligge litt. Stryk ut avsnitt og setninger som ikke føles tydelige nok. Fjern all «fyll masse» tekst slik at essensen i budskapet kommer frem i et enkelt og strukturert språk. Diskuter endelig tekst gjerne med andre kollegaer. Les teksten om og om igjen til budskapet, tanken, ambisjonen eller formålet sitter klart og tydelig. Deretter er du klar til å distribuere pressemeldingen til mediekanalene.

Det er alltid bra for journalisten å få en perfekt og ryddig pressemelding inn på bordet, men ikke kast bort unødvendig mye tid på å lage det perfekte. Journalisten vet at det normalt ikke er en journalist på den andre siden når en pressemelding kommer direkte fra en virksomhet. I noen tilfeller kan det også være nok og bare oversende noen konkrete fakta til journalisten, for å få vurdert nyhetsverdien raskt.

Det kan også være lurt å få profesjonell hjelp til å skrive en vanskelig pressemelding. Denne tjenesten leveres både fra tradisjonelle PR rådgivere, reklamebyråer og frilansjournalister.

Skriver du ikke gode tekster selv så la andre gjør det for deg. Gode tekster er helt avgjørende for resultatet.

Oppsett og design

En pressemelding skal formidle informasjon om en hendelse, situasjon, aktivitet eller beskrive en uttalelse til media. Hold informasjonen kortfattet, interessant og nøyaktig.

Tenk deg at du selv var journalist og skulle lese budskapet for å finne ut av om dette var relevant og interessant informasjon for egne lesere og beskrevet på en slik måte at det ikke fremstod som overdreven reklame.

Velg rene skrifttyper som f.eks «Times New Roman» og «Arial». Hold teksten luftig og seksjonert i tydelige avsnitt. Bruk fet skrift i så liten grad som mulig og forbeholdt overskrifter og innledningstekst (ingress).

Bruk papir med logo og kontaktinformasjon i enten øverste eller nedre del av arket.

Sett inn «PRESSEMELDING» midtstilt øverst i tekstområdet slik at det er lett å forstå hva dette informasjonsarket er.

Begynn med en klar og interessefengende overskrift (fet skrift). Den skal kort og presist fortelle hva som er temaet for meldingen. Hold den saklig og informativ, og ha gjerne med et verb for å sikre liv i setningen. Prøv å få overskriften til å by på noe interessant.

Skriv deretter et kort innledningsavsnitt (fet skrift) som er essensen av budskapet. Innledningsavsnittet(ingressen) skal være så kort og konsist at hvis man velger og bare lese dette så har man uansett fått med seg hovedelementene i pressemeldingen. Innledningsavsnittet forklarer raskt «hvem, hva, hvor, når, hvorfor og hvordan» elementene i pressemeldingen. Hold deg til kjerneinformasjonen og prioriter nytteverdi (og ikke spesifikke tekniske detaljer). NB! En interessant overskrift en presis ingress øker sjansen for oppmerksomhet betraktelig.

Skriv deretter detaljteksten. Dette er tekst som forklarer innledningsteksten nærmere i detalj. Bruk avsnitt for å få en naturlig og strukturert oppdeling av teksten. Husk å skrive på en måte som vekker interesse hos leseren. Sørg for at alle navn som er beskrevet i teksten er korrekte. Det viktigste skal komme først, det minst viktige til slutt. Aviser «kutter bakfra» så ta hensyn til at pressemeldingen skal kunne kappes fra bunnen uten at hovedpoenget går tapt. Unngå kompliserte vedlegg og dokumenter.

Forklar hvorfor denne saken berører folk flest/mediets målgruppe. Tenk nøye igjennom hvem du skal nå med pressemeldingen (målgruppen). Gjør meldingen levende med sitater og ta gjerne med et sitat eller to. Legg sitatene i egne avsnitt i detaljteksten (alle vurderingene og meningene om saken – hvorfor det var viktig, hvorfor det ble en suksess).

Tre viktige stikkord til detaljteksten:

God språkføring og en ryddig struktur
Spennende og utfordrende innhold
Et budskap med «noe nytt, interessant og menneskelig»

Bilder og design element vil alltid kunne fremheve budskapet på en positiv måte. Bilder sier ofte «mer enn 1000 ord». Pass på at du har rettigheten til å kunne bruke bildene i egne pressemeldinger. Det kan være at journalisten også ønsker å bruke dine bilder i egne artikler. Men ikke overdriv design elementet for mye. Ikke bruk grafiske virkemidler i teksten unødvendig mye (fet skrift, kursiv, understrykninger).

Det skal også være en tydelig informasjon nederst som beskriver virksomheten som har sendt pressemeldingen samt pressekontakt og kontaktdetaljer. Pressemeldingen skal dateres og signeres av enten pressekontakten eller ansvarlig person i virksomheten.

HUSK AT PRESSEMELDINGER:

skal være 100 % fri for stave- og grammatiske feil
skal inneholde eksakte tall og korrekte nivåer (ikke «omtrentlige»)
skal inneholde korrekte navn og uttrykk
ikke bør være større enn 1-2 A4 sider
ikke bør inneholde vanskelige teknologi- og faguttrykk
skal kunne formidles av journalisten til en helt vanlig leser

PR og kommunikasjonsplan

En PR og kommunikasjonsplan er et forholdvis ungt begrep men er i dag en viktig del av markedsføringen for de fleste virksomheter. Målet er å kunne utnytte PR som en markedsføringsmetode på lik linje med den betalte reklamen.

Mange tror at pressemeldinger kun kan skrives når en virksomhet gjennomgår dramatiske endringer. Pressemeldinger kan også skrives jevnlig om hendelser som skjer din virksomhet. Det vil holde merkenavnet ditt i offentligheten og skape merkevaregjenkjennelse.

PR aktivitetene bør konkretiseres i en egen plan der alle delmålene og aktivitetene skal bidra til å bygge merkevarekjennskap, påvirke virksomhetens omdømme i positiv retning eller konkret øke interessen og kjøpsvilligheten for egne produkter og tjenester. Planen kan også inneholde konkrete målsetninger knyttet til å påvirke de interne interessentene (aksjonærer, ansatte, partnere og leverandører) på en positiv måte.

I praksis betyr det ofte å utarbeide gjennomtenkte planer, aktiviteter og ideer for å skape redaksjonell omtale i eksterne medier (avis, tidsskrifter, TV, radio, nett) for å kunne påvirke markedet direkte. For å kunne påvirke de eksterne mediene kreves ofte gode pressemeldinger, nyhetselementer eller hendelser med forholdsvis god interessebredde.

De samme gjennomtenkte planene kan også benyttes for å kunne påvirke de interne interessentene direkte via egne mediekanaler (sosiale medier, blogger, nyhetsbrev, intranett) med det samme budskapet.

En god PR og kommunikasjonsplan inneholder ofte en kort beskrivelse av:

Nå-situasjonen og kommunikasjonsutfordringene
Overordnede kommunikasjonsmål og prinsipper
Målgrupper
Strategier for ekstern kommunikasjon
Strategier for intern kommunikasjon
Budskap og utforming
Kanalprioriteringer og informasjonsbærere
Kostnads- og effektanalyse

Et godt budskap, et strukturert innhold og en profesjonell utforming er ofte det beste utgangspunktet for å kunne skaffe seg medieomtale.

PR og kommunikasjon spiller i dag en viktig rolle i de fleste markedsplaner og strategier. PR og kommunikasjonsplaner er ofte forankret helt oppe i toppledelsen og som en integrert del av den langsiktige merkevarestrategien virksomheten har lagt opp til. Toppledelsen har ofte konkrete mål rundt hvordan man ønsker at omgivelsene skal oppfatte egen virksomhet. Disse konkrete målene kan påvirkes og nås gjennom langsiktige og godt planlagte kommunikasjonsstrategier.

PR og kommunikasjon er ofte et ledelsesinstrument. Markedsføring og markedsplaner er i større grad lagt inn under fagledelsen på området.

For å kunne understøtte tradisjonelle markedsmål og markedsplaner bør ledelsen utvikle en særskilt PR og kommunikasjonsplan. Spesielt med tanke på det omfattende mediebildet som er i dag (avis, TV, radio, internett, sosiale medier, blogger, video etc) så øker kravet til strukturert planlegging og god samhandling mellom alle disse PR aktivitetene/kanalene svært mye.

Markedsplanlegging er en viktig del av markedsføringsledelsen. Markedet er i konstant forandring noe som krever både en kontinuerlig analyse av markedet samt dynamiske planer for hvordan man skal møte markedet med et attraktivt produkttilbud og en effektiv markedsføring. Dette er kjernen i en markedsorientert kommunikasjonsstrategi.

Det å kunne utvikle kreative og gode kommunikasjonsstrategier med utgangspunkt i en konkret markedsplan er svært nyttig. Markedsplanen stadfester de langsiktige målene. Kommunikasjonsstrategien benytter samtidig forskjellige aktiviteter, kanaler og budskap for å nå det samme hovedmålet.

Markedsføringsledelse

Media kompleksiteten

På grunn av den digitale revolusjonen i mediebransjen har kommunikasjonsarbeidet utviklet seg både i kompleksitet og bredde de siste årene. Det er utfordrende for mange å henge med på denne utviklingen.

I dag så har man et omfattende nettverk av eksterne digitale og trykte medier. I disse mediene kan man ikke kontrollere innhold og vinkling selv. For å kunne få plassert informasjon i eksterne medier så kreves også en betydelig nyhetsverdi i budskapet.

Nasjonale, regionale og lokale aviser
Ukepresse og spesialtidsskrifter
Nettaviser og spesialnettsteder
TV og Radio

I tillegg kan man selv etablere og utvikle egne mediekanaler direkte mot interessentene. Kravet til nyhetsverdi gjelder ikke i samme grad for denne type kanaler.

Sosiale medier (facebook, twitter, linkedIn)
Fagblogger og spesialkanaler
Intranett og nyhetsbrev distribusjon
Video og nett TV posisjonering (you tube etc)

Ønsker man å kommunisere bredt i dette landskapet så er det viktig å forstå hele dette mediebildet samt hvilke krav til innhold og kvaliteter som gjelder for de enkelte kanalene.

En lik kommunikasjonsstrategi for alle kanalene samlet er neppe mulig. Samtidig er en felles kommunikasjonsplan, kombinert med særskilte strategier for hver enkelt kanal kanskje nødvendig for å kunne få utnyttet alle kommunikasjonsmulighetene optimalt. Alle kommunikasjonsstrategier vil ha sine styrker, svakheter, muligheter og trusler.

For å kunne utnytte enkelte medier fullt ut er det også viktig å forstå kanalens strategiske mål, brukergrupper og brukerpsykologiske element. Dette er ofte kompetanse som besittes av kommunikasjonseksperter og markedsførere med spesialkompetanse.

Forstå egen virksomhet

For å kunne kommunisere effektivt må du kjenne din bedrifts verdier og målsetninger.

Dette er ofte konkretisert i dokumenter som visjoner, strategiplaner, samfunnsansvars beskrivelser, markedsplaner, budsjett- og salgsmål. Kommunikasjonsarbeidet skal og må understøtte de målene og den strategiske retningen virksomheten har bestemt seg for.

Dette kan være tydelige målsetninger på områder som omdømme, samfunnsansvar og merkevarebygging. Noe som ofte krever et møysommelig og målrettet arbeid over mange år. Det kan også være tydelige målsetninger innen merkevaregjenkjenning, markedsandeler og produkt utvikling. I kombinasjon med mål knyttet til å kunne påvirke forbruker adferd og kjøpspsykologien i markedet direkte.

Man kan også etablere kommunikasjonsstrategier som påvirker den langsiktige markedslojaliteten til egne merkevarer. Dette kan være aktiviteter som produkt- og nyhetsdistribusjon som har allmenn interesse, relasjonsmarkedsføring direkte mot egne kunder samt påvirkningskampanjer i sosiale medier og blogger.

Konkrete salgs- og markedsføringsmål kan også understøttes av målrettede kommunikasjonsaktiviteter. Man kan utvilsomt understøtte en tøff konkurransesituasjon og en offensiv markedsplan med et godt kommunikasjonsarbeid.

Kommunikasjonsstrategien din kan også påvirke interne forhold som personalmotivasjon, ansatte lojalitet, arbeidsgiverstatusen din og rekrutteringsforhold.

Det er derfor viktig at du bestemmer deg for hvilke av disse områdene og virksomhetsmålsetningene som kommunikasjonsstrategien din skal understøtte.

Grunntanken i alt PR arbeid er å bygge og bevare gode relasjoner til omverdenen. Etter hvert som medie-vanene endrer seg raskt så må nå virksomhetene også handtere kommunikasjonsutfordringene via de nye digitale kanalene som sosiale medier, blogger, søkemotorer, temanettsteder etc.

I det internasjonale markedet og særlig i USA har digital markedsføring og PR hatt sterk vekst seneste år. «Viral» markedsføring (munn til munn kommunikasjon) og målrettede digitale PR kampanjer har lenge vært effektive metoder for de store globale aktørene. De brukerstyrte sosiale mediene har voldsom vekst.

Sosiale medier

Blogger og nettsteder med ny tilnærming til journalistisk arbeid truer de tradisjonelle mediekanalene. Nye nisjepregede temanettsider og «hybrid» orienterte nye digitale medier dukker opp i alle markeder. Det å spre sitt eget PR budskap i dag er ikke lenger bare en sak mellom virksomheten og lokale journalister.Den digitale sprengkraften og distribusjonsfarten er også enorm i de nye sosiale mediene.

Man kan i realiteten spre et lokalt forankret budskap ut globalt i løpet av noen få timer. Twitter, Facebook, og LinkedIn er typiske sosiale kanaler som i dag tilbyr rask distribusjon av informasjon og hendelser og gir typiske nettverkseffekter på distribusjonssiden. Youtube og Google er globale aktører innen video, bilde og dokument distribusjon. Ved siden av disse finnes et betydelig antall andre aktører som er sterke i sine respektive lokale markeder eller særskilte brukernisjer.

Vi bruket alle nå mye mer tid på nettet enn tidligere. Vi finner informasjon, vi deler informasjon, vi publiserer informasjon, vi bygger opp våre personlige profiler, vi bygger nettverk og vi skaffer oss ny kunnskap via nettet. Greier du å plassere PR informasjonen din inn i dette komplekse bildet så kan markedsførings- og merkevareeffekten bli enorm.

Merkevare mulighetene på nett er gedigne. Her er noen konkrete tips til aktiviteter:

Bygg en profesjonell nettside med et eget nyhets- eller PR område
Søkemotoroptimaliser PR dokumentene dine og la de ligge digitalt på nett
Skap mange Facebook «likes» via egen nettside
Legg selskapsnyheter ut via en Twitter konto
Lag en fagblogg som kundene dine har praktisk nytte av
Lag en «tips og råd» brosjyre som kundene kan laste ned digitalt
Legg ut morsomme produktvideoer på Youtube
Legg ut fine produktbilder på Instagram
Bruk quiz og spill aktivt i markedsføringen via egen nettside

Ledelsen må ta internkommunikasjonen på alvor. Den kan ha en avgjørende effekt på virksomhetens nøkkeltall. En langsiktig plan for god internkommunikasjon kan ha stor effekt på selskapets merkevareverdier lengre frem. Den kan også skape et psykologisk moment og en vinnerkultur som kan være helt avgjørende for både markedsandeler og produktposisjoner. Den kan skape tilhørighet og delaktighet blant medarbeiderne. Den kan skape positive rekrutteringssituasjoner. Den kan i sine mest ekstreme tilfeller skape organisasjonskulturer som kan «flytte fjell».

Internkommunikasjon foregår i dag på en rekke plattformer. Med nye sosiale medier kan ansatte nås 24/7. Med egen webside ellet intranett løsning kan alle ansatte nås raskt og bredt. Med e-post kan nyheter og informasjon spres med en god visuell design. I mange virksomheter er ikke datamaskinen det primære arbeidsverktøyet og for disse kan mobil være en god kommunikasjonsplattform eller tradisjonelle trykte nyhetsbrev.

Her er noen nyttige tips rundt internkommunikasjon:

kommuniser både dårlige og gode nyheter
motiver ansatte til å spre de gode nyhetene
gi ansatte en mulighet til å påvirke internkommunikasjonen
ikke bombarder ansatte med for mye og uinteressant informasjon

Bruk internkommunikasjonen for å inspirere og motivere!

Ansatte er en svært viktig interessegruppe i alle virksomheter. En målrettet internkommunikasjon er ofte en forutsetning for å kunne nå de eksterne kommunikasjonsmålene. De ansatte er virksomhetens ambassadører. Ansatte som både er stolte og motiverte vil være en betydelig verdi for alle virksomheter.

En god intern kommunikasjonsplan kan bevege både stolthet, motivasjon og lojalitet i positiv retning. En dårlig plan kan skape tillitsbrudd, misnøye og konsekvenser for både produktivitet og lønnsomhet.

Intern kommunikasjon